МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ “СВОДНЫЙ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ”

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ “СВОДНЫЙ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ”

 

Перед тем, как начать работать, запомните пять клавиш:

 

Enter             — ”Да”

Esc                 — “Нет”

Insert             — “Ввод новой записи”

Backspace     — “Корректировка существующей записи”

Delete            — “Пометка записи на удаление”.

 

К каждому полю ввода информации подключена клавиша F1 — помощь, ею можно пользоваться всегда.

При работе с программой, на каждом экране всегда есть строка подсказа. Внимательно читайте ее! Как правило, всеми функциональными клавишами, которые там описаны, можно пользоваться.

 

После успешной инсталляции программы, при первой загрузке программы  необходимо сделать профилактику базы данных: Обслуживание. Профилактика. Профилактика базы данных.

 

НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ СИСТЕМЫ

 

В начале работы по  ведению бухгалтерского учета по программе “Ветразь” необходимо сделать верную установку начальных параметров (стр. 40): Настройка. Параметры. Настройка параметров системы. Наименование Вашего предприятия, которое Вы введете, будет записано в справочник контрагентов  с номером 0000. Не забудьте ввести и УНН Вашего предприятия: Текущий. НСИ. Справочник контрагентов, backspace.

Отчетный месяц — тот, с которого Вы начинаете работать- устанавливается один раз при настройке, далее переход от месяца к месяцу с пересчетом сальдо производится программно. Никогда не исправляйте отчетный месяц через настройку параметров системы!

 

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ  РАБОТЫ

 

Наименование видов работы

 

Периодичность
1. Формирование и печать банковских и кассовых документов. Выполняется ежедневно независимо от того,  на каком этапе выполнения находятся другие задачи.

 

2. Настройка плана счетов. В начале работы желательно настроить план счетов, предусмотрев возможность ведения аналитического учета. Корректировка в процессе работы допускается.

 

3. Ввод вступительного сальдо (на 1 число того м-ца, с к-рого начин. работу) Не обязательно вносить сальдо  в начале работы, можно эту работу выполнять и во время ввода проводок.

 

4 Ввод проводок по счетам. Выполняется ежедневно. Исправление ошибок допускается в любое время и за любой период.

 

5. Получение выходных форм (Ж/О, главная книга, накопит. ведомость, баланс и пр.)  на базе введенных проводок

 

Выполняется при необходимости. Получение выходных не меняет состояние журналов проводок
6. Закрытие отчетного месяца Внимание! Выполняется после ввода всех проводок за месяц. Процедура закрытия м-ца должна выполняться   один раз в месяц.

Возврат к предыдущему месяцу не желателен!

7. Обмен данными между АРМами (при псевдосетевом варианте)

Выполняется при необходимости. Внимание!

При приеме со вспомогательных АРМов информация дозаписывается, а при приеме с Головного АРМа на вспомогательные- записывается наверх!

8. Копирование базы данных в архив. Желательно выполнять регулярно. Перед закрытием месяца обязательно делайте копию.

 

 

ФОРМИРОВАНИЕ И ПЕЧАТЬ ПЛАТЕЖНЫХ ПОРУЧЕНИЙ

 

Формирование и печать платежных поручений можно начинать до того, как Вы  настроили всю базу данных для ведения бухгалтерии.  Как правило, печать платежных поручений — работа ежедневная, поэтому нет смысла ее откладывать до окончательного формирования плана счетов и ввода проводок.

 

При печати платежек формируются:

-справочник предприятий (контрагентов);

-справочник расчетных счетов;

-справочник банков;

-журнал платежных поручений.

 

Формирование и печать платежек выполняется в режиме: Текущий. Банк. Подготовка банковских поручений (стр.110-138). Прежде, чем готовить первую платежку, необходимо сделать настройку на наименование Вашего  предприятия и его расчетный счет, для этого нажмите F9. Номер платежного поручения формируется по принципу: №  последнего платежного поручения плюс 1.

Очевидно, что в начале работы Вам придется вносить много новой информации. В дальнейшем Вы будете пользоваться сформированными справочниками, что заметно облегчит Вашу работу. Печать платежных документом осуществляется по клавише  F6.

Все набранные Вами платежные документы записываются в Журнал платежных документов.

Формирование и печать платежных документов не означает автоматическую разноску по счетам, т. к. по тем или иным причинам платежка может не пройти по банку. Но, при разноске выписки банка, набранные Вами платежки автоматически будут записываться  в виде проводок. Если платежное поручение разнесено по проводке, то оно в журнале платежных поручений будет записано черным цветом.

С помощью клавиши F3  (стандартный отбор) можно просмотреть только проведенные по проводкам платежные документы.

 

 

ФОРМИРОВАНИЕ ПЛАНА СЧЕТОВ

 

Бухгалтерский  учет на “Ветразе” ведется по мемориально-ордерной системе, т. е. на основе журнала регистраций хозяйственных операций. Т. о. от бухгалтера требуется  только правильно записать проводки, а все выходные формы (журналы-ордера, оборотные ведомости, главная книга, оборотно-сальдовый баланс и пр.) формируются программно.

Для того, чтобы правильно сделать проводки по счетам, необходимо тщательно разработать план счетов с учетом ведения аналитического учета. Как формировать план счетов и работать с ним в дальнейшем, подробно описано на стр. 70-109. При формировании плана счетов можно сразу же вносить вступительное сальдо, но, если Вы не готовы это делать, то можете вносить вступительное сальдо в любое другое  время.

При вводе субсчета очень внимательно делайте настройку на ведение аналитического учета (стр. 74).

Необходимо помнить, что вступительное сальдо записывается только на начало того месяца, с которого Вы начинаете работу по программе, а исходящее сальдо формируется программно по формуле: вступительное сальдо плюс дебетовые обороты за месяц минус кредитовые обороты. Исходящее сальдо текущего месяца является вступительным сальдо следующего месяца.

Если Вы что-либо не учли при первоначальной настройке плана счетов, то это можно исправить в процессе работы.

 

ВВОД ДАННЫХ ДЛЯ ПРОВОДКИ ПО СЧЕТАМ.

 

Все проводки вводятся в режиме: Текущий. Операции. (стр. 139-144). Вам предлагается несколько вариантов настроенных операций. Операции настраиваются по желанию пользователя в режиме: Настройка. Операции. Ввод новых операций. Операции отличаются друг от друга лишь настройкой на конкретный счет и справочником текстов назначений платежа. Если Вы желаете, то можно всегда пользоваться одной операцией “Общие проводки”, что, правда,  не очень удобно.  Операции для ввода проводок по банку и кассе, как правило,  выделяют отдельно и настраивают на обработку  банковских или кассовых документов.

 

НЕСКОЛЬКО ПРАВИЛ ВВОДА  ДАННЫХ ДЛЯ ПРОВОДКИ ПО СЧЕТАМ

 

  1. Внимательно следите за тем, что Вы в данный момент делаете, на каком поле находится курсор и какое сообщение появляется на экране.

 

  1. Внимательно изучите строку подсказа, находящуюся внизу экрана. Работу по вводу проводок всегда начинайте с клавиши F3 — ввод даты, за которую вводите проводки. Проводки с датой, отличной от даты в ярлыке, окрашены в другой цвет.

 

  1. Ввод любой проводки начинается с нажатия клавиши Insert. После завершения ввода информации на любом поле, нажимайте Enter.

 

  1. Все введенные Вами проводки записываются в т. н. буферный журнал. В этом журнале проводки, при необходимости, можно корректировать и удалять. Проводки, находящиеся в буферном журнале, еще не записаны в журнал хозяйственных операций (проводки текущего/будущего месяца), по ним не скорректированы дебетовые и кредитовые обороты по плану счетов и Вы еще не сможете по этим проводкам получить выходные бухгалтерские документы. Т. е. Вы записали свои проводки в “черновик”. Для того, чтобы Ваши проводки “ожили”, нажмите клавишу F10. В результате этой операции Ваши проводки перепишутся в журнал проводок текущего/будущего месяца и скорректируют обороты в плане счетов.

 

  1. После того, как проводки записались в журнал хозяйственных операций, буферный журнал очищается и Вы можете переходить к вводу проводок за другой день.

 

  1. Если Вы не нажали F10, т. е. не сделали разноску по счетам, проводки будут находиться в буферном журнале до тех пор, пока Вы не нажмете F10 или, если необходимо, не удалите их.

 

  1. После того, как проводки попали в журнал проводок и План счетов, их можно исправить только с помощью клавиши F9. Любую ошибку можно исправить!

 

Схема всей работы по обработке хозяйственных операций выглядит так:

ПРОГРАММА ВЕТРАЗЬ, “СВОДНЫЙ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ”

Схема всей работы по обработке хозяйственных операций

 

 

ВВОД ПРОВОДОК ПО ВЫПИСКЕ БАНКА

(ОБРАБОТКА ВЫПИСКИ БАНКА)

 

  1. Текущий. Операции. Выписка банка. Перед началом обработки выписки банка, нужно установить дату, за которую Вы будете обрабатывать банк, для этого нажмите F3. В этом ярлыке, как правило, указывают только дату, все остальные поля пройдите с помощью клавиши Enter. Дата, за которую Вы будете делать проводки, видна в левом верхнем углу экрана.

 

  1. На экране Вы видите поля для ввода проводки: сумма, дебет, кредит, дата ввода, текст назначений платежа. Причем, слово “дебет” горит ярко желтым цветом, это значит, что будет обрабатываться кредит 51 счета, а по дебету Вы можете записывать любые счета. Если Вы обработали весь кредит 51 счета и хотите перейти к вводу проводок по дебету 51 счета, нажмите Esc, Esc. Внизу экрана появится строка подсказа, в которой написано: Деб./Кр.-F2, нажмите клавишу F2. Теперь у Вас на экране слово “Кредит” — желтого цвета, это значит, что Вы сможете по кредиту вносить любой счет. Т. о., клавиша F2 делает активным либо поле “дебет”, либо поле ”кредит”.

Запомните!

Дебет-желтый, кредит- белый    —  проводка: Д-т любого, заданного счета, Кр-т 51 счета.

Дебет-белый, кредит-желтый — проводка: Д-т 51счета, Кр-т любого, заданного Вами счета.

 

  1. При обработке кредита 51 счета при нажатии клавиши Insert, появляется поле для ввода номера платежного документа. Если Вы формировали и печатали платежки в этой программе, то у Вас формировался журнал проводок и при обработки выписки банка все реквизиты платежки запишутся автоматически.

 

  1. По мере ввода проводок, в нижней строке экрана высвечивается сумма по дебету и кредиту. После того, как Вы запишите все проводки за день, сверьте контрольную сумму, записанную внизу экрана, с оборотами по  выписке банка. Если нет ошибок , нажмите F10, если обнаружены ошибки — откорректируйте их с помощью клавиши Backspace, а затем нажмите F10.

 

  1. Если Вы хотите еще вносить проводки, но за другие дни, то нажмите F3 и работайте по п. п. 1-3.

После того, как введете все проводки по банку, сравните обороты и исходящее сальдо в плане счетов с выпиской банка. Если возникли какие-либо ошибки, то распечатайте накопительную ведомость по банку с суммой по датам (стр. 163) и сравните обороты по ведомости с выпиской банка за каждый день. Если найдете ошибки в проводках, то исправьте их с помощью клавиши F 9.

 

ВВОД ПРОВОДОК ПО КАССЕ.

 

  1. Нажмите клавишу F3 и установите дату, за которую Вы хотите делать проводки по кассе.

 

  1. Для ввода первой проводки нажмите Insert и записывайте всю информацию, подтверждая клавишей Enter введенную информацию в каждом поле.

 

  1. Если Вы формировали и печатали расходные или/и приходные ордера, то этим можно воспользоваться, соответственно настроив операцию ”Ввод проводок по кассе” .

 

ВВОД  ПРОВОДОК (КРОМЕ ПРОВОДОК ПО БАНКУ И КАССЕ)

 

Все проводки, отличные от проводок по 51 и 50 счетам, можно вводить в режиме: Текущий. Операции. Общие проводки. При вводе проводок Вы должны указать сумму проводки, дебетовые  и кредитовые счета с учетом аналитики, дату проводки и сопроводительный текст. После ввода проводок нажмите F10.

 

После ввода всех проводок за месяц, можно получать выходные формы (стр.161-205).

 

КАК ПРОВЕРИТЬ ВВЕДЕННУЮ ИНФОРМАЦИЮ

 

В плане счетов всегда видны обороты по дебету и кредиту по любому регистру учета. Чтобы посмотреть из каких сумм они сложились, нажмите: F8-проводки текущего месяца, F9-проводки архива, F10- проводки будущего месяца (стр. 90).

 

Для того, чтобы проверить введенную информацию по какому-либо счету, выполните следующие действия:

  1. План счетов.
  2. F2 — поиск нужного регистра учета.
  3. F6- главная книга.

 

В результате Вы получите главную книгу по данному регистру учета с распределением оборотов по счетам (стр. 84).

 

Если обнаружите какие-либо ошибки, то их нужно исправлять только с помощью клавиши F9 (стр. 156)

 

 

КАК ПОЛУЧИТЬ ПЕЧАТНЫЕ ФОРМЫ ОТЧЕТОВ

 

Все выходные формы (журналы-ордера, накопительные ведомости, бухгалтерские справки, главную книгу и пр.) можно получить в режиме «Ведомости» (стр. 161) или через план счетов, F12 (стр. 91).  Принцип формирования ведомостей и правила указания критерия подготовки ведомости следующий:

— указывается основной счет, по которому готовится ведомость;

— указывается либо конкретный счет, с которым корреспондирует основной, либо ?? ? ????  ???? — в том случае, если корреспонденция со всеми счетами;

— указывается критерий формирование ведомостей.

 

ЗАКРЫТИЕ МЕСЯЦА

 

Внимание! Перед процедурой закрытия месяца обязательно сделайте копию базы данных на дискету (стр. 215).  Возвращение к предыдущему месяцу не желательно!

 

После того, как Вы запишите все проводки за месяц и объедините данные со всех компьютеров, выполняется процедура закрытия месяца: Текущий. Закрыть. Закрытие месяца (стр. 207). В результате выполнения этой процедуры проводки текущего месяца переходят в архив проводок, проводки будущего месяца переходят в журнал проводок текущего месяца, а исходящее сальдо текущего месяца становится вступительным сальдо следующего месяца.

 

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРОЦЕДУРЫ

 

  1. Обязательно регулярно делайте копию базы данных на дискеты (стр. 213).
  2. Если возникли какие-нибудь ошибки при формировании плана счетов, справочника банков или справочника предприятий, ничего не удаляйте с помощью клавиши «Delete». Пользуйтесь режимом «Обслуживание», «Корректность», замена ошибочно введенных счетов, предприятий, банков (стр. 232).
  3. Для проверки корректности базы данных выполняйте процедуру «Корректность базы данных». Эта процедура проверяет соответствие оборотов по плану счетов с суммой по проводкам (стр. 230).

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *